Qui vous êtes
Vous êtes une personne orientée vers le service et enthousiaste à l'idée de faire partie d'une organisation en pleine croissance qui permet aux meilleurs de devenir encore meilleurs. Vous avez à cœur de dépasser les attentes des employés lorsqu'il s'agit de répondre à leurs questions ou de résoudre leurs problèmes. Vous aimez améliorer les processus afin d'optimiser l'expérience des clients ou des utilisateurs finaux. Vous aimez travailler dans un environnement collaboratif, mais appréciez également votre autonomie pour accomplir vos tâches et fournir un excellent service à nos cliniques dentaires.
Ce poste est basé au centre de soutien de Dentalcorp à Montréal du lundi au jeudi, et le vendredi, vous travaillez à domicile. Sous la responsabilité de la Chef d' Équipe, Services de Support, Ressources Humaines vous fournirez un soutien opérationnel à l'équipe des services partagés des ressources humaines.
Objectif du poste
- Le ou la coordinateur(trice) des services de support RH agit en tant que premier interlocuteur des services RH et utilise des outils de gestion des connaissances/des dossiers ainsi que son expérience pour assurer la gestion et la résolution des demandes de premier niveau.
- Le ou la coordinateur(ice) des services aux personnes effectue le traitement et la gestion des données et des transactions pour les processus essentiels pour lesquels le libre-service n'est pas disponible (par exemple, l'intégration des nouveaux employés, les départs, la gestion des données des employés, etc.
- Ce poste consiste principalement à documenter, traiter et résoudre les demandes des clients des ressources humaines, tout en mettant l'accent sur la prestation de services, la coordination avec les autres membres de l'équipe des ressources humaines et l'amélioration continue.
Dans le cadre de cette fonction, vous serez chargé(e) de :
- Traiter les demandes de renseignements de manière efficace et courtoise, ainsi que de gérer au quotidien les transactions dans le système de gestion des dossiers et le système HRIS
- Transmettre/rediriger les contacts lorsque des conseils ou des éclaircissements sur les politiques et procédures sont nécessaires
- Documenter les demandes de renseignements avec une classification précise et les mesures prises pour y répondre
- Fournir un soutien et des conseils sur le déroulement des transactions en accès direct, sur la base des politiques et des directives, dans les cas où une assistance est nécessaire
- Signaler les cas où les systèmes de gestion des connaissances doivent être mis à jour avec du contenu afin de faciliter le traitement des demandes futures et/ou l'accès direct des employés et des responsables
- Promouvoir l'expérience client et accroître la satisfaction grâce à un service efficace et courtois
- Saisir les données et effectuer les transactions relatives aux données sur les employés ou aux données de référence, à l'intégration, à la rémunération, aux départs d'employés, à la saisie des heures, au rendement, à la rémunération et au soutien des travailleurs occasionnels dans les systèmes appropriés
- Recueillir les documents remplis et requis par la loi (électroniques et/ou papier) et s'assurer que les données du système RH sont complètes et exactes
- Mettre en œuvre les changements de processus et de contenu selon les directives des centres d'expertise
- Vérifier les transactions et les données complétées afin d'en garantir l'exactitude et assurer le suivi si nécessaire
- Distribuer les rapports nécessaires aux clients des RH ; partager fréquemment des rapports personnalisés à titre de suggestions de rapports standardisés à l'équipe des systèmes RH
- Résoudre les problèmes de saisie de données et corriger les données des employés si nécessaireConsult programs, policies, and key documentation to resolve employee inquiries
Ce que nous recherchons
- Doit être parfaitement Bilingue en français et anglais, à l'oral et à l'écrit car le poste aura des interactions à une échelle nationale
- Diplôme de premier cycle avec une spécialisation en gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe, ou une combinaison d'études, de formation et d'expérience jugée équivalente
- 2 à 3 ans d'expérience dans le domaine des ressources humaines
- Capacités d'analyse pour surveiller les niveaux de service, les performances et les indicateurs afin d'orienter les actions à mener
- Souci du détail pour garantir l'exhaustivité et la qualité des informations saisies dans les systèmes RH
- Capacité à adapter son style de communication en fonction des parties prenantes et de la situation ; capacité à faire preuve de patience, d'empathie et de persuasion
- Orientation vers l'action, pour prendre des initiatives et exécuter des tâches de manière efficace et efficiente dans le cadre du service
- Connaissances et expérience dans plusieurs domaines des ressources humaines pour aider à résoudre les demandes et rediriger les cas complexes et/ou escaladés vers le groupe de parties prenantes approprié
- Collaboration et travail d'équipe entre les RH et les autres services afin de permettre le fonctionnement du modèle de prestation de services
- Solides compétences en matière de gestion des relations et de relations interpersonnelles avec un large éventail de parties prenantes interagissant avec l'équipe des services aux personnes
- Connaissance des lois et législations applicables
- Solides compétences en communication écrite pour répondre aux questions des employés, rédiger des FAQ ou élaborer la documentation relative aux projets afin de soutenir l'amélioration continue
À propos de Dentalcorp
Dentalcorp se concentre sur l'acquisition et le partenariat avec des cliniques dentaires orienté sur la croissance, généralistes ou spécialisées qui se positionnent comme étant des leaders dans leur communauté et ce partout au Canada. Notre proposition de valeur unique permet à nos dentistes partenaires de conserver leur autonomie clinique et opérationnelle tout en les incitant à atteindre une croissance personnelle et professionnelle ambitieuse. Nos connaissances stratégiques et notre expertise sans précédent placent nos partenaires à l'avant-garde de la prestation de soins dentaire aux patients.
Les candidats doivent être légalement admissibles à travailler au Canada. Chez Dentalcorp, nous reconnaissons que l'inclusivité et la diversité renforcent notre culture et nous rendent meilleurs. Nous nous engageons à faire en sorte que les talents que nous embauchons reflètent la diversité des communautés et des patients que nous servons. Afin d'assurer l'égalité des chances pour tous les candidats, nous encourageons fortement les candidats nécessitant un accommodement à en informer leur recruteur lors du processus de recrutement/sélection. Nous remercions tous les candidats d'avoir pris le temps de postuler, cependant, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
Who you are
You are a service-oriented individual who is excited to be a part of a fast-growing organization that enables the best to be even better. You have a passion for exceeding employee expectations when it comes to answering employee questions or resolving issues. You love to improve processes to make the customer or end user experience even better. You love working in a collaborative team environment but also enjoy your autonomy to accomplish tasks and provide excellent service to our Dental Practices.
This position is based out of Dentalcorp's Montreal Support Centre from Monday to Thursday and Fridays are work from home. Reporting to the People Services Team Lead, you will be providing operational support for the HR Shared Services Team.
Purpose of the position
- The People Services Coordinator acts as the front-line to HR Services and uses knowledge management/case management tools and experience to provide first level inquiry management and resolution.
- The People Services Coordinator completes data and transaction processing and management for core processes where self-service is not available (e.g., new hire onboarding, separations, employee data administration, etc.)
- This role focuses on documenting, handling, and resolving HR customer inquiries, while focusing on service delivery, coordination with other HR team members, and continuous improvement
In this role, you will
- Overall be responsible for inquiry resolution in an efficient and courteous manner, as well as day-to- day transaction processing in case management system and HRIS system
- Escalate / redirect contacts where guidance or clarification of policies and procedures as required
- Document inquiries with accurate classification and resolution action
- Provide support and guidance on workflow of direct access transactions based on policies and guidelines in cases where assistance is required
- Flag where Knowledge Management systems need to be updated with content to help with future inquiry resolution and / or employee and manager direct access
- Promote the customer experience and increase satisfaction through efficient and courteous service
- Enter data and complete transactions as it relates to employee or master data, onboarding, compensation, employee separations, time entry, performance, compensation, and contingent worker support in appropriate systems
- Collect completed and legislatively required documentation (electronic and/or paper) and ensure HR system data is complete and accurate
- Implement process and content changes as directed by the Centres of Expertise
- Audit completed transactions and data to ensure accuracy and follow up where required
- Distribute reports as required to HR customers; share frequent custom reports as suggestions for standardized reports to HR systems team
- Resolve data entry issues and employee data corrections as required
- Consult programs, policies, and key documentation to resolve employee inquiries
What we're looking for
- Must be fluently Bilingual in French and English, spoken and written as the position will have National interactions
- Undergraduate degree with a focus in Human Resources Management or a related field, or a combination of education, training and experience deemed equivalent
- 2 to 3 years' Human Resources Experience
- Analytical abilities to monitor service levels, performance, and metrics to inform course of action
- Detail-oriented to ensure completeness and quality of information entered into HR systems
- Ability to adapt communication style to suit stakeholder and situation; ability to be patient, empathic, and persuasive
- Action-orientation, to take initiative and execute tasks efficiently and effectively within service framework
- Knowledge and experience across multiple HR domains to support inquiry resolution, and redirecting escalated and/or complex cases to the appropriate stakeholder group
- Exposure to digital HR solutions to coach others in their use (i.e., self-service and HRIS data entry)
- Collaboration and teamwork across HR and other departments to enable operation of the service delivery model
- Strong relationship management and interpersonal skills to a wide variety of stakeholders interacting with the People Services team
- Knowledge of applicable laws and legislations
- Strong written communication skills to answer employee inquiries, write FAQs, or build project documentation to support continuous improvement
About Dentalcorp
Dentalcorp is focused on acquiring and partnering with leading, growth-oriented general and specialist dental clinics across Canada. Our unique value proposition allows our dentist Partners to retain their clinical and operating autonomy while we inspire them to achieve ambitious personal and professional growth. Our unprecedented strategic insights and expertise place our Partners at the forefront of delivering optimal patient care.
Candidates must be legally eligible to work in Canada. At Dentalcorp, we recognize that inclusivity and diversity strengthen our culture and make us better. We are committed to ensuring that the talent we hire is reflective of the diverse communities and patients we serve. To ensure equal opportunity for all candidates, we strongly encourage applicants requiring an accommodation to let their recruiter know during the recruitment/selection process. We appreciate all applicants for taking the time to apply, however, only those selected for an interview will be contacted.